The payroll guide

Hoe worden lonen berekend? Welke vormen van alternatieve verloning passen best bij je kmo? Hoe moet je overuren compenseren? En wat brengt de toekomst? Ontdek het allemaal in deze gids, inclusief de beste payroll tips.

Contents

  1. The payroll process
  2. Hoe gaat de loonberekening in zijn werk?
  3. 7 useful payroll tips
  4. Alternatieve verloning: de top 6 extralegale voordelen
  5. Hoe moet ik overuren uitbetalen?
  6. De do's & don'ts bij het loongesprek
  7. 6 payroll metrics om je payroll te optimaliseren
  8. De toekomst van loonadministratie

1. The payroll process

What does payroll mean?

Het einde van de maand is er steeds sneller dan je denkt, wat voor meeste bedrijven betekent dat de loonadministratie eraan komt. Het proces dat daarbij komt kijken heet het payroll proces. Dat proces bestaat uit verschillende stappen die je zelf moet uitvoeren en andere die je kunt uitbesteden aan een sociaal secretariaat.

Eerst en vooral is het van belang dat je alle looninformatie verzamelt en doorspeelt naar het sociaal secretariaat. Die looninformatie omvat het brutoloon, de extralegale voordelen, éénmalige looncomponenten en verlof of ziektedagen. Daarna zorgt je dossierbeheerder ervoor dat die gegevens correct in de loonmotor ingevoerd zijn. Die bezorgt je op zijn beurt de loonfiches van de berekeningen per medewerker.

Lijkt simpel, hé? Maar eigenlijk is het best een complex en tijdrovend werk. Door de grote hoeveelheid aan informatie en verschillende bijkomende processen per medewerker. We loodsen je er graag even door zodat ook jouw payroll zo nauwkeurig en efficiënt mogelijk kan verlopen.

2. Hoe gaat de loonberekening in zijn werk?

De loonberekening valt in België in de meeste gevallen onder de bevoegdheid van het sociaal secretariaat waaraan je verbonden bent. Ben je als hr-manager of zaakvoerder zelf geïnteresseerd in hoe het allemaal in zijn werk gaat? Eerst leren we je de kneepjes van het vak, daarna gaan we dieper in op enkele cruciale aspecten.

De basis van de loonberekening

De loonberekening start vaak bij het brutoloon van de medewerker. Dat bedrag is echter nooit het hele plaatje: de werkgever betaalt meer, de medewerker ontvangt minder, want het is voor beide partijen onderhevig aan sociale en fiscale bijdragen.

De werkgever (uit de privésector) betaalt ongeveer 25% sociale bijdragen aan de RSZ (Rijksdienst Sociale Zekerheid) bovenop het brutoloon. Is het brutoloon van een medewerker bijvoorbeeld vastgesteld op 2500 euro per maand, dan is de totale loonkost voor de werkgever eigenlijk 3250.

De medewerker betaalt van dat brutoloon 13,07% aan de RSZ, waarna het bedrag op 2.173,25 euro komt. Daarop betaalt de medewerker dan nog een fiscale belasting of bedrijfsvoorheffing. Deze wordt bepaald door het brutoloon en de persoonlijke situatie van de medewerker: Heeft hij/zij bijvoorbeeld kinderen ten laste? Wat daarna overblijft is het nettoloon van de medewerker.

Vast loon versus variabel loon

Vast loon
Een vast loon is een gegarandeerd loon, gekoppeld aan de voorwaarde dat er prestaties geleverd worden. Het vast loon kan verschillende berekeningsbasissen hebben: per maand, per week, per dag, per uur of per stuk. In de praktijk wordt vastgesteld dat de meest courante vaste lonen zijn het maandloon (bedienden) of het uurloon (arbeiders). De kwaliteit van de prestaties is hierbij van geen belang, wat telt is enkel het feit dat de prestaties geleverd werden.

Variabel loon
In tegenstelling tot het vast loon, is variabel loon wel gelinkt aan de kwaliteit en/of kwantiteit van de geleverde prestaties, van de medewerker zelf, van het team of mogelijks zelfs van de hele onderneming. Daarnaast kan het variabel loon ook gekoppeld zijn aan de werkomstandigheden en al dan niet sectoraal opgelegde premies. In tegenstelling tot de vaste verloning, is de variabele verloning dus niet alleen gekoppeld aan het leveren van arbeidsprestaties.

Welke data zijn cruciaal voor payroll?

De in- en uitdiensttredingen
De dimona-aangifte is het elektronische bericht waarmee de werkgever iedere wijziging in het personeelsbestand gaat aangeven bij de RSZ. Zo weet het sociaal secretariaat steeds voor welke medewerkers ze een loonberekening moet opmaken en gedurende welke periode deze personen moeten betaald worden. Houd er wel steeds rekening mee dat er een minimumduur van 3 uur tewerkstelling moet zijn.

De extralegale voordelen
Naast de basisverloning worden ook extralegale voordelen opgenomen in de totale loonkost en dus ook in de loonberekening. Dit zijn alternatieve verloningen die het loon aanvullen en het op die manier optimaliseren. Vandaar worden ze ook loonoptimalisaties genoemd. Deze zijn in veel gevallen bovendien (gedeeltelijk) vrijgesteld van sociale en/of fiscale bijdragen. Je medewerkers zelf een rol laten spelen in hoe hun loon berekend wordt? Opteer dan voor een cafetariaplan. Daarbij kunnen zij delen van hun klassieke loon inruilen voor een ander voordeel dat meer steek houdt volgens hun noden. Meer weten over de opties op vlak van alternatieve verloning? Klik hier.

De éénmalige looncomponenten
Tot nu toe zagen we enkel statische gegevens voor de loonberekening: zaken die op voorhand in samenspraak tussen de werkgever en de medewerker zijn vastgelegd in het arbeidscontract. Maar bij het berekenen van lonen moet ook rekening gehouden worden met variabele loongegevens zoals éénmalige looncomponenten:
  1. bonussen of premies
  2. onkosten
  3. compensaties van overuren
De vakantie- en ziektedagen
Ten slotte zijn er nog een aantal variabele gegevens die gelinkt zijn aan vakantie- en ziektedagen en die invloed hebben op je payroll. Het loon wordt tijdens deze dagen meestal wel uitbetaald, maar gezien de enkele uitzondering moeten deze toch worden worden bijgehouden voor een accurate loonberekening. Vakantiedagen worden immers niet meegeteld als gewerkte dag voor maaltijd- en ecocheques. Deze moeten dus verrekend worden. Daarnaast bestaan er bepaalde verloftypes die niet worden uitbetaald, zoals bijvoorbeeld sociaal verlof. En ook voor starters gelden andere regels. Zij hebben nog geen volwaardige vakantierechten verworven, maar kunnen wel beroep doen op jeugdvakantie of op Europees verlof. De uitbetaling van die vakantiedagen verschilt echter: jeugdvakantie wordt 60% uitbetaald, Europees verlof betaalt de medewerker zelf.

De persoonlijke gegevens
Controleer ook zeker of er bij bepaalde medewerkers persoonsgegevens veranderd zijn. Woont iemand op een ander adres of is er een wijziging in de burgerlijke staat, dan moet je dit zeker doorgeven aan het sociaal secretariaat. Waarom is dit zo belangrijk? Een adreswijziging kan een directe invloed hebben op de uitbetaling van woon-werkverkeer en een wijziging van de burgerlijke staat heeft een rechtstreekse invloed op de bedrijfsvoorheffing die berekend wordt.
Met Officient kunnen medewerkers via de Self Service gemakkelijk hun gegevens snel aanpassen. Zo besparen we werk bij hr en leggen we een deel van de verantwoordelijkheid bij de werknemer, wat voor meer transparantie zorgt.

3. Zeven bruikbare tips bij payroll

1. Wacht niet tot het einde van de maand om gegevens van nieuwe medewerkers door te geven
Voor meeste bedrijven is het einde van de maand het moment waarop ze de lonen berekenen en vervolgens uitbetalen. Verschillende gegevens moeten doorgegeven worden aan de dossierbeheerder om de loonberekening te starten voor een stipte en correcte uitbetaling. Dit leidt vaak tot een overmaat aan personeelsadministratie op korte tijd. Wacht daarom niet tot op het einde van de maand met het doorgeven van gegevens. Zo kan jouw dossierbeheerder eerst nog de wijzigingen invoeren en controleren in het personeelsbestand en zo van start gaan met de loonberekening.

2. Geef alle wijzigingen rond de personeelsadministratie in één keer door
Een dossierbeheerder helpt naast jouw bedrijf ook andere ondernemingen met hun payroll. Probeer alle relevante personeelswijzigingen waar je op voorzien bent in het midden van die maand te groeperen en in één keer door te geven. Op die manier moet de dossierbeheerder niet bij iedere wijziging schipperen tussen verschillende dossiers. Dit verlaagt de kans op input fouten bij beide partijen.

3. Vergeet niet om een raamovereenkomst op te stellen en de dimona tijdig uit te voeren bij flexi-jobs
Sinds 2015 bestaat er een nieuw soort statuut: de flexi-job. Dit is een initiatief van de overheid om zwartwerk te vermijden, wanneer je naast een voltijdse (minstens 4/5) job wat wil bijverdienen. Belangrijk voor de compliance is wel dat je tijdig een raamovereenkomst hebt met een duidelijke beschrijving van de verwachte werkzaamheden. Vergeet ook niet om onmiddellijk een dimona te laten opmaken eens de overeenkomst getekend is.

4. Zorg ervoor dat de prestaties die je doorgeeft overeenkomen met de aangegeven dimona's
Wanneer je een werknemer wil vergoeden voor de prestaties die geleverd zijn, moet je ook zorgen dat deze persoon officieel is geregistreerd met een dimona. Ga bij het doorgeven van prestaties dus na of deze overeen komen met de aangegeven dimona's. Zeker in bedrijven en sectoren waar er veel schommeling is in de personeelsbestand is dit van belang.

5. Houd een overzicht bij van je voorwaarden omtrent eco- en maaltijdcheques
Maaltijd- en ecocheques mogen dan wel twee heel bekende extralegale voordelen zijn - bovendien vrijgesteld van sociale bijdragen - de toekenningsvoorwaarden verschillen naar gelang het paritair comité. Hier een duidelijk overzicht en onderscheid van bijhouden behoort dus ook tot de taken van de personeelsadministratie en is belangrijk voor de compliance.

6. Spreek de juiste partij aan voor problemen met vakantiegeld
Wat betreft payroll hebben alle medewerkers in de privésector recht op vakantiegeld. De manier waarop dit berekend wordt en de partijen verantwoordelijk voor het uitvoeren hiervan verschillen echter wel tussen arbeiders en bedienden. Indien er zich een probleem voordoet met het vakantiegeld moet je de juiste partij kunnen aanspreken:
  1. For white-collar workers, the employer is responsible for paying the holiday pay. This is an administrative task that is often carried out by the social secretariat.
  2. Voor arbeiders wordt dit echter geregeld door een vakantiefonds (Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie of RJV), die zowel de berekening als de uitbetaling doet. Welk vakantiefonds verantwoordelijk is, zal afhangen van de sector waarbinnen de onderneming actief is (hier vind je een overzicht).
7. Gebruik payroll software
Door de gesynchroniseerde gegevens en de integratie met het sociaal secretariaat zorgt payroll software ervoor dat jouw loonadministratie efficiënter verloopt. Enerzijds omdat je complete en gestructureerde data kunt bijhouden en doorspelen, anderzijds omdat dit in één beweging kan.

4. Alternatieve verloning: de top 6 extralegale voordelen

Alternatieve verloning wordt alsmaar populairder binnen payroll. Niet zonder reden weliswaar, want het biedt een interessant tegenwicht voor de klassieke opslag. Waarom zijn deze loonoptimalisaties zo’n welkome opportuniteit? Het mechanisme van sociale en fiscale inhoudingen zorgt ervoor dat een klassieke opslag een minder interessante optie vormt. Noch de werkgever (een te hoge loonkost in verhouding tot de netto loonsverhoging), noch de medewerker (een te laag nettoloon in verhouding tot de bruto loonsverhoging) heeft er veel baat bij.

“82% geeft aan dat hun verloning voor 1-20% uit extralegale voordelen bestaat.”
1. Mobiliteit
Eén van de meest geliefde vormen van alternatieve verloning is een tussenkomst op vlak van woon-werkverkeer. Medewerkers moeten immers op hun werkplek geraken en dat kost (in de meeste gevallen) geld. Deze kosten zijn volgende de wet privékosten, maar desalniettemin zijn er sectorale verplichtingen en is het als werkgever een mooie geste om die kosten toch op jou te nemen.De optimalisaties op vlak van mobiliteit kunnen variëren naargelang de afstand en gewenste manier van transporteren. Ga na wat best werkt voor wie. Dit zijn in ieder geval de meest voorkomende:
  1. verhoogde tussenkomst woon-werkverkeer
  2. bedrijfswagen
  3. mobiliteitsbudget
2. Assets
Ook assets zijn een populaire loonoptimalisatie, zowel bij werkgevers als bij medewerkers. En dat is logisch want het gaat om een een win-win situatie: hoe beter medewerkers uitgerust zijn voor hun job, hoe beter zij kunnen presteren. Laptops en GSM’s (inclusief abonnementen) zijn ondertussen niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven en worden meestal als standaard assets gezien. Maar heb je ook al eens verder gedacht? Je kan hen bijvoorbeeld thuiswerk én de bijhorende ondersteuning aanbieden, zoals een forfaitaire thuiswerkvergoeding.

3. Cheques
Cheques dienen als het ware als tegoedbonnen binnen een bepaalde sector. De bekendste zijn de maaltijd- en de eco cheques. Medewerkers kunnen zich hiermee respectievelijk voedingsproducten en milieuvriendelijke producten of diensten aanschaffen. Toch krijgen ook andere cheques steeds meer bekendheid. Denk maar aan de cultuur- en sportcheques die ervoor zorgen dat je medewerkers zich voldoende kunnen ontspannen in hun vrije tijd.

4. Bonussen
Een bonus is een éénmalig extra geldbedrag voor uitmuntende prestaties. Dat kan gaan van winstpremies en innovatiepremies tot eindejaarsbonussen. Of er kan worden gewerkt met een loonbonus: een “niet-recurrent resultaatsgebonden voordeel” die moet toegekend worden aan alle medewerkers of aan een duidelijk afgebakende groep op basis van objectieve criteria. De uitbetaling ervan moet gekoppeld zijn aan het behalen van een collectieve doelstelling waarvan de verwezenlijking onzeker moet zijn.

5. Verzekeringen
Groepsverzekering
De groepsverzekering is één van de belangrijkste extralegale voordelen in België. Met deze verzekering spaart de werkgever aan de hand van premies voor het aanvullend pensioen van zijn medewerkers. Een groepsverzekering kan, zoals de naam als doet vermoeden, alleen afgesloten worden voor een groep van medewerkers. Die groep kan bestaan uit één of meerdere medewerkers, maar iedereen binnen dezelfde groep moet verplicht aangesloten worden bij de groepsverzekering.

Hospitalisatieverzekering
Een hospitalisatieverzekering betaalt bepaalde medische kosten van een ziekenhuisopname wegens ziekte, ongeval of bevalling terug. Hospitalisatieverzekeringen bieden een extra waarborg en kunnen, naar wens van de werkgever, verder uitgebreid worden. Daarnaast komt het vaak voor dat een medewerker gezinsleden ook kan laten intreden in deze verzekering tegen een voordeliger tarief dan bij een individueel afgesloten verzekering.

6. Cafetariaplan
Enerzijds staat de keuzevrijheid van de medewerker centraal bij deze vorm van alternatieve verloning. Zij worden aangemoedigd om (binnen het assortiment aangeboden door de werkgever) de voordelen te kiezen die het best aansluiten bij hun persoonlijke levenssfeer.

Anderzijds betekent de invoering van een cafetariaplan het sluitstuk van een modern loonbeleid voor de werkgever. De werkgever profileert zich immers als een geëngageerde en interessante partij die oog heeft voor de persoonlijke noden van zijn of haar medewerkers. En net door in te spelen op die individuele noden, kan men verwachten dat hun engagement en de motivatie de hoogte ingaat.

5. Hoe moet ik overuren uitbetalen?

Ook overuren maken deel uit van je payroll. Overuren moet je namelijk altijd uitbetalen. Die compensatie gebeurt volgens de regeling die je als bedrijf treft omtrent de voorwaarden waaronder overwerken is toegelaten: dat kan gaan om ofwel inhaalrust én overloon, ofwel een volledige uitbetaling.

Overuren uitbetalen met inhaalrust én overloon
Inhaalrust, ook wel recup in de volksmond, houdt in dat je medewerkers het aantal overuren die ze hebben gemaakt als recupdagen mogen opnemen. Dit zorgt ervoor dat wanneer je over een langere periode kijkt, de inhaalrust ervoor zorgt dat het totaal weer op 38 uur komt. Deze recup moet wel effectief zijn en mag daarom niet worden ingelast op andere vrije dagen.

Daarnaast moet je die overuren ook financieel compenseren met een loontoeslag van 50%, ook wel overloon genoemd. Valt het overwerk op zondagen, feestdagen of vervangende feestdagen dan wordt de toeslag opgetrokken tot 100%.

Overuren volledig uitbetalen
Een andere manier van uitbetaling is het volledig uitbetalen van die gemaakte overuren aan een standaardtarief van 150%. Hier is een fiscaal voordeel aan verboden:
Voor werkgevers houdt dit voordeel in dat de bedrijfsvoorheffing wordt verlaagd met 41,25%. Zij kunnen medewerkers tot 180 uren laten overwerken aan dit gunstig tarief. Voor medewerkers doet het voordeel zich voor in de vorm van een belastingvermindering van 57,75%. Dit kan hen aanmoedigen om af en toe over te werken.

Vrijwillige overuren
Ten slotte kunnen werkgevers medewerkers ook tot 120 vrijwillige overuren laten presteren om in te spelen op piekmomenten. Bij deze overuren hebben medewerkers recht op hun normale loon, plus de overloontoeslag. Ze kunnen ze echter wel niet recupereren.

6. De do's & don'ts bij het loongesprek

Don’t: Wijs niet onmiddellijk af
De vraag naar loonsverhoging lijkt voor jou misschien uit het niets te komen, maar voor de medewerkers is die hoogstwaarschijnlijk heel wat minder impulsief. Reageer dus ook niet met een impulsieve beslissing. Zij namen de tijd om heel precies na te gaan wat hun meerwaarde is en waarom ze opslag verdienen. Wij stellen voor dat jij hetzelfde doet. Praat met de team manager en collega's of raadpleeg de verslagen van functioneringsgesprekken in Officient.

Do: Overweeg en onderhandel

“Salary negotiation is not about winning—unless both parties win. If either party feels they have capitulated, not negotiated, both parties lose.”

Niemand verliest graag. Onderzoek en communiceer helder wat de mogelijkheden zijn vanuit de huidige positie van het bedrijf, onderhandel en kom samen tot een oplossing. Op die manier toon je je medewerkers dat je belang hecht aan transparantie én aan hun betrokkenheid, wat de uiteindelijke beslissing ook mag zijn.
Don’t: Vergeet het team niet
Elke medewerker maakt deel uit van the bigger picture. Als je een iemand opslag wil geven, verlies dan zeker het team niet uit het oog. Houd er rekening mee dat het haalbaar moet zijn om aan alle medewerkers binnen dat team hetzelfde te beloven, op voorwaarde dat zij dezelfde prestaties leveren. Geen idee hoe je hieraan moet beginnen? Met Officient kan je loonkost en prestaties vergelijken.

Do: Waardeer het individu
Moet je waarde toekennen aan het team? Ja. Moet je tegelijk je medewerkers als individuen waarderen? Absoluut. Wik en weeg of een loonsverhoging wel de beste oplossing is. Zo niet, overweeg dan alternatieve manieren van loonoptimalisatie. Onthoud hierbij vooral dat elke medewerker uniek is, en speel daarom in op specifieke noden. Is er een bepaalde asset die de job makkelijker zou maken? Zijn er opleidingen die de medewerker graag wil volgen? Wordt die persoon genoeg betrokken in de werkcultuur? In plaats van hen te geven wat ze willen, geef hen wat ze nodig hebben. Hoe wij die waardering verder nog aanpakken? Dat lees je hier en hier.

Don’t: Vermijd spanning
Het vergt moed om opslag te vragen en het hele proces dat vooraf gaat aan de vraag kan voor spanningen zorgen bij de medewerker. Wees daarom tactvol, duidelijk en ontspannen, want bijkomende stress wil je koste wat kost vermijden.

Do: Zie het als een opportuniteit
Je kan de loononderhandelingen aangrijpen als een kans om veel te leren over de capaciteiten van jouw medewerkers, en nog meer over de mensen achter het harde werk. Als je de juiste vragen stelt en luistert, vloeit er wellicht wel iets moois uit voort.

7. 6 payroll metrics om je payroll te optimaliseren

Weet jij of je payroll optimaal verloopt? Payroll metrics zijn een manier om de precisie en efficiëntie van je payroll proces in kaart te brengen. Het zijn KPI’s(Key Performance Indicators) die helpen de prestaties en uitvoering van je proces te controleren. Deze payroll metrics helpen je intuïtief de nauwkeurigheid en efficiënte van je loonadministratie te detecteren en te evalueren.
Deze 6 metrics mag je zeker niet uit het oog verliezen
1. Compliance
Als je loonberekening niet conform is met wat de wetgeving voorschrijft, dan maakt het niet uit dat je looninformatie accuraat is en dat je payroll tijdig wordt uitgevoerd. Bovendien kan het niet naleven van de wet je hoge kosten bezorgen. Dat kan gaan om boetes, en zelfs om medewerkers die niet meer mogen werken tot de compliance in orde is

2. Het aantal inconsistenties
Bij payroll geldt perfectie: je looninformatie moet 100% accuraat zijn voor een 100% correcte uitbetaling. Voor je dus andere metrics bekijkt, moet je alle mogelijke fouten en inconsistenties eruit filteren. Meet hoe vaak deze voorkomen per maand en vergelijk met voorgaande maanden om te bepalen of je de goede richting uitgaat.Houd daarbij rekening met deze variabelen:
  1. How many hours must
    the
    employee be compensated for? Does X get more than Y for the same performance?
  2. The different types
    of wages
    An employee with a fixed salary is paid differently from an employee with a variable salary, a worker or a freelancer.
  3. The different types of leave
    Some types of leave are paid out, others are not. So be very careful about this.
3. De tijd die de loonadministratie vergt
Ga na hoeveel tijd je investeert in de loonadministratie: van het invoeren van verlofdagen tot de uiteindelijke uitbetaling. Je kan ook elk proces hierbinnen afzonderlijk bekijken en analyseren. Hoe lang ben je bijvoorbeeld bezig met het verzamelen van data? Zo zal je duidelijk zien wat het meeste tijd vergt én hoe je die tijdrovende taak kunt versnellen.

4. De kosten van je payroll proces
Gebaseerd op de twee bovenstaande statistieken kan je de financiële kosten voor de onnauwkeurigheden en bezoldigde uren bepalen. Eenmaal je weet wat de kost is en waar die vandaan komt, kan je op zoek gaan naar effectieve manier om die te verlagen.Houd je deze metric bij over een bepaalde periode dan kan je verbanden tussen de kost en de grote van het bedrijf, het aantal medewerkers, het verloop... onderzoeken.

5. De efficiëntie
Hoe vaak moet je uitbetalingen herzien of opvolgen? Hoe lang duurt het om een fout recht te zetten? Heb je veel betalingen die buiten de normale loonverwerkingscyclus vallen? Hoe snel beantwoord je vragen in verband met loonverwerking? Het stellen van deze vragen gaat na hoe efficiënt je payroll proces is. Zo kan bijvoorbeeld blijken dat bepaalde complexe processen beter zouden verlopen als je ze zou automatiseren, terwijl andere eerder een kwestie van nauwkeurigheid zijn.

6. De veiligheid
Controleer eerst en vooral of alle uitbetalingen wel naar de juiste persoon en het juiste rekeningnummer gaan. Ten slotte moet je ook de beveiliging van je payroll kunnen garanderen. Het gaat immers op persoonlijke data die niet verloren mag gaan.

8. De toekomst van loonadministratie

Payroll vormt één van de fundamenten van hr. Het proces gaat al sinds het prille begin mee en evolueert voortdurend mee met veranderde contexten. Hoe ziet de toekomst van payroll eruit? We bekijken enkele interessante trends.
Een transparant beleid omtrent loonpakketten
Iemands loon, daar vraag je niet naar. Of kan een grotere openheid omtrent loonpakketten net wel een positief effect hebben? Velen argumenteren dat het een essentieel onderdeel moet en zal worden van het payroll proces. Informatie delen met je teams over hoe bepaalde functies worden verloond en waarom dat zo is, zou een goede zaak zijn. Het idee daarachter is dat transparantie over de structuur van je payroll de eerlijkheid, gelijkheid en flexibiliteit binnen het proces bevordert. Het geeft je medewerkers de kans om feedback te geven, wat jou dan weer in staat stelt om je loonadministratie te optimaliseren.
De opkomst van de gig economy
De term job heeft zijn traditionele betekenis al lang verloren. Steeds minder mensen laten de work-life balance in het gedrang komen, terwijl steeds meer mensen vaker én sneller op zoek gaan naar andere uitdagingen. Moderne werkvormen zijn aan een opmars bezig, niet allerminst nu corona ons met zijn allen thuis zet.De gig economy is daar een mooi voorbeeld van. Het gaat om een vorm van workforce planning waarbij medewerkers worden ingezet naargelang de noden van het project. Dit zal payroll een pak complexer maken, wat ons naadloos bij de volgende trend brengt.

Verbeterde bescherming van payroll data
Big data wordt alsmaar belangrijker binnen human resource management en dus ook binnen loonadministratie (lees meer over payroll metrics. In tegenstelling tot interne payroll transparantie, zorg je best voor een waterdichte externe bescherming. GDPR wetgeving eist dat alle gevoelige informatie, zoals loongegevens, die je bijhoudt beveiligd moet worden met de hoogste voorzichtigheid.

Automatisering en AI
Bedrijven die dit alles nog op papier doen, zien zwarte sneeuw. Hoe creëer je een transparante loonadministratie? Hoe bescherm je data het best? Hoe ga je om met complexiteit die de gig economy met zich meebrengt? Met recht en rede wordt daarom in de richting van automatisering en AI (Artificiële Intelligentie) gekeken. Automatisering is niet enkel kosten- en tijdsefficiënt, het is ook cloud-based. Dat wil zeggen dat de looninformatie overal en op elk toestel op een veilige manier kan worden geraadpleegd en aangepast: van verlof tot ziektebriefjes, van loonfiches tot de loonevolutie en zelfs tot payroll metrics. Als je op die manier je data beheert, kan je je loonprocessen flink optimaliseren. Niet alleen reduceer je inconsistenties, je creëert meer kwaliteit, betere beslissingen én tranparantie.
AI gaat nog een stapje verder: de extreem slimme systemen kunnen meer complexe data genereren en analyseren dan eender welk programma. Daardoor kan het het payroll proces naar een hoger niveau tillen.

Geïnteresseerd in een gedetailleerde salarisgids voor 2021? In een boeiende samenwerking met een aantal experten uit verschillende gebieden, werkten we een gratis gids uit die enkele cruciale vragen beantwoord. Download jouw exemplaar hier en ontdek hoe ook jij je medewerkers eerlijk en future-proof kan belonen.